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帮助员工快速入职的好处

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【摘要】:
员工刚入职时的混合性,会成为招聘周期中难以有效管理的一个时期。在这期间存在着人力资源和招聘之间的行政差距,赋予了将成功应聘者转变为富有成效的新员工所需的所有人力资源任务的能力。

员工刚入职时的混合性,会成为招聘周期中难以有效管理的一个时期。在这期间存在着人力资源和招聘之间的行政差距,赋予了将成功应聘者转变为富有成效的新员工所需的所有人力资源任务的能力。

这就涵盖了从合同、报价信到欢迎包的所有内容,以及准备好欢迎新员工所需的所有行政安排。对于大多数招聘机构来讲,员工入职是一种传统的管理方式,依赖于繁琐的文件、电子邮件和电话。这种方法虽然一直在用但是对于一些新的公司来说这是一种过时的方法。

这是最近一项名为“欢迎加入”的研究的主要发现。该研究关注的是员工目前的入职状况,包括对英国2000多名办公室职员的调查。调查结果显示,招聘团队每天都面临着过时的工作方式,以及低效率对招聘和入职体验的负面影响。但研究结果也为我们提供了一些有价值的见解,帮助我们了解究竟需要什么来解决这些问题,以及如何从一种更精简、更有效的新员工管理方式中获益。

不完整的新员工培训“文书工作”主要问题是典型的行政程序极其缓慢和效率低下。超过三分之二的受访者表示,在他们开始工作之前,合同和合规政策等文书工作都还尚未完成。超过四分之一(27%)的人花了一个月的时间才完成所有工作,而十分之一(11%)的人花了三个月的时间才完成。如果拥有一个高效的入职流程,那么大部分管理工作都会在工作开始之前完成。由于2020年4月英国就业法将发生变化,雇主必须向新员工提供书面就业信息的期限将从目前的两个月缩短,无法完成书面工作对英国的招聘机构构成了特别的挑战。它还造成了一般的法律风险,即工人的合同、就业权利和责任方面的信息尚未得到解决和不完整。

过时的过程与缓慢和低效有关的是,三分之二(66%)的人力资源部门仍在使用传统的纸质和手工的入职管理方法。这意味着招聘团队仍在向成功的候选人投递合同和信件。通过post发送和接收文档所花费的时间创建了一个流程,该流程通常需要数周才能完成。这也是为什么很少有组织能够在新员工开始之前完成完整的文档。这通常会导致这样的情况:新员工在第一天上班时,迎接他们的往往是一堆文书工作和行政工作要完成,而不是对新工作环境最好的介绍。

负面的第一印象行政效率低下直接影响到新员工进入组织的经验。不到一半(46%)的受访者表示,他们曾经历过消极的入职经历,十分之一(11%)的人因此而拒绝了这份工作。由于需要时间和人力资源来寻找替代人选,以及关键职位长期空缺造成的组织混乱,这类辍学生付出了高昂的代价。当受访者被问及他们认为什么是一种积极的入职体验时,他们的主要回答是清晰的沟通,尽早收到信息,并在整个入职过程中保持“知情”。

更聪明的入职方式该研究有助于强调的是,入职流程的效率与所提供体验的质量之间的联系。如果入职需要几周的时间,而且与候选人的沟通很少——这会增加候选人退学的风险。它还有助于显示拥有一个高效流程的明显好处,该流程允许与潜在的新员工进行更多的接触——创建一个积极的体验,有助于降低辍学率和提高生产率。为了实现这一目标,越来越多的人力资源经理正在摒弃传统的基于纸张的入职处理方法,转而探索技术解决方案的好处。一个特殊的游戏规则改变者是文档的数字签名。就业合同可以通过数字签署流程签署;这消除了物理打印和邮寄纸质文件的需要——允许一个完全无纸化和自动化的过程。基于云计算的系统允许招聘团队通过在线门户为成功的求职者提供所需的一切。由于通信是数字处理的,所以可以是任何内容,从欢迎视频和pdf到帮助重新定位的web资源。这是一种更高效、更灵活的入职方式,符合人们的期望,他们现在已经习惯于通过数字系统和基于云的流程管理自己的生活。

总结:人力资源团队面临的挑战是摆脱传统的入职方式所带来的限制。更有效的数字替代品的可用性提供了转变新员工管理方式所需的工具。

潜在的好处不仅仅是简单的速度和效率,还可以将注意力从管理流程转移到创建积极的、吸引人的新入门体验。